Komunikacja w strukturze organizacyjnej - dynamiczniej, proszę
Jedną z najbardziej naturalnych umiejętności ludzi jest umiejętność komunikacji. Jakkolwiek by na to nie patrzeć, jesteśmy istotami społecznymi, które odczuwają potrzebę komunikowania się między sobą.
Gdy czegoś potrzebujemy - mówimy o tym. Gdy coś nas boli - informujemy o tym. Gdy coś nam się nie podoba - potrafimy to zgłosić.
To naturalne przystosowanie zanika w nas, gdy wchodzimy w dorosłe życie i zaczynamy pracować, w szczególności w wieloosobowych firmach. Nagle okazuje się, że stajemy się niemowami przytłoczonymi strukturami organizacyjnymi firmy.
O dziwo, problem dotyczy w szczególności małych zespołów, których zarząd nie jest w stanie w pełni określić czym firma jest i jaki ma kierunek rozwoju. W idealnym świecie, komunikacja oznacza kolaborację, która kreuje organizację. Kiedy dwie osoby wiedzą i informują o tym, czego potrzebują, wtedy współpraca przebiega gładko. Schody zaczynają się w momencie, gdy struktura organizacyjna zostaje narzucona odgórnie i to ona kształtuje komunikację i próbuje kreować współpracę.
Wprowadza to kompletnie niepotrzebny chaos, w krótkiej drodze prowadzący do kompletnego zatoru informacyjnego i “wylewu”, bowiem nie da się zatrzymać ludzkiej potrzeby komuniacji. Im więcej przeszkód powstanie na drodze, tym bardziej i szybciej ludzie zaczną tworzyć nieformalne kanały informacyjne, omijając te formalne.
Ich niebezpieczeństwo polega na tym, że znajdują się one poza kontrolą. W skrajnych przypadkach dojść może do tego, że dwoma różnymi kanałami - oficjalnym i nieformalnym - będą wysyłane dwie, sprzeczne informacje. Niedoinformowany zarząd będzie próbował wprowadzić korekty do projektu, który już dawno może być na zupełnie innym etapie rozwoju.
Dlatego należy pamiętać, że komunikacja to nie cel sam w sobie - wszyscy potrafimy się, lepiej bądź gorzej, komunikować. Komunikacja to sposób osiągania pewnych celów. To metoda, polepszająca współpracę i kształtująca organizację. By usprawnić komunikację często wystarczy zmniejszyć poziom kontroli i zmniejszyć liczbę kanałów obiegu informacji. Małe zespoły nie potrzebują stałej kontroli na wysokim poziomie - kontrola i komunikacja to ich podstawowe umiejętności. To właśnie sprawia, że małe zespoły potrafią przetrwać wielkie zawirowania - ich naturalne predyspozycje do komunikowania się w swoim zakresie sprawiają, że potrafią się szybciej i elastyczniej dopasowywać do zmieniających się realiów.
Bardzo często zapominają o tym osoby decyzyjne. Chodzi bowiem o to, że zadaniem zarządu nie jest (nie powinno być) kontrolowanie komunikacji, tylko zachęcanie do niej, co w większości przypadków oznacza… usunięcie się z drogi.
Chciałbym zauważyć, że nie oznacza to anarchii informacyjnej. Wręcz przeciwnie. Często jednak spotykam się ze stwierdzeniem, że wprowadzenie takiej dynamicznej metody komunikacji, gdzie to pracownicy z poszczególnych stanowisk określają, jakich informacji zwrotnych oczekują i co na podstawie tego są w stanie stworzyć, jest pewnym rodzajem anarchii. Przypominam wtedy, że przed rewolucją francuską republikę również określano mianem “chaotycznej” i “anarchistycznej”.
Tagi: inne, pomysły-i-idee
